Come il Restoran Volaria nella marina di Veruda gestisce le prenotazioni in piena stagione senza il registro sul banco

Un ristorante da 130 posti sulla marina di Veruda a Pola, cucina dalle 12 alle 22 e sabati da diverse centinaia di coperti. Che cosa usa Volaria al posto del registro cartaceo e che cosa un altro ristorante può prenderne.

Il Restoran Volaria si trova proprio sulla riva della marina di Veruda, in Cesta Prekomorskih brigada 12 a Pola, a una decina di minuti d'auto dal centro. Ha 130 posti, una grande terrazza affacciata sugli alberi delle barche e una cucina aperta dalle 12 alle 22. Dal 2021 lo guida una nuova squadra: il titolare Igor Prhat e lo chef Ante Živković, che ha orientato il menù verso pesce fresco, frutti di mare e pasta fatta ogni giorno in cucina. Il sabato sera, secondo la guida ai ristoranti di Pola, la casa serve diverse centinaia di coperti. Tanti tavoli, clienti dalle barche e telefonate in pieno servizio non stanno in un registro sul banco, ed è per questo che Volaria gestisce le prenotazioni con il sistema jelo.hr.

Dove il registro delle prenotazioni cede

Il registro di carta funziona finché il ristorante è mezzo vuoto. A luglio, quando il telefono squilla mentre il cameriere porta quattro piatti, nel registro finisce un nome senza numero di cellulare, due tavoli per lo stesso orario o niente, perché la chiamata l'ha presa qualcuno che pensava di scriverla dopo. Il cliente con la prenotazione confermata aspetta allora all'ingresso mentre si cerca un tavolo libero, e il personale non sa se l'errore è nella grafia o nell'accordo. Ogni caso del genere in stagione costa un tavolo che si poteva vendere due volte.

Che cosa usa Volaria

Attraverso jelo.hr Volaria usa quattro cose che lavorano insieme:

• Prenotazioni online. Il cliente sceglie data, ora e numero di persone sul sito o sul profilo del ristorante, a qualsiasi ora, anche quando il ristorante è chiuso. Prima di confermare il sistema controlla i tavoli liberi, quindi lo stesso tavolo non viene mai prenotato due volte, e se l'orario richiesto è occupato propone fino a tre alternative vicine. Le prenotazioni telefoniche il personale le inserisce nello stesso sistema, così l'elenco è uno solo qualunque sia il canale.
• Disposizione dei tavoli. Terrazza e sala sono zone separate con tavoli reali, la loro capienza e priorità. Ogni prenotazione ha una durata e un tempo di preparazione tra due clienti, quindi il sistema sa quando il tavolo torna libero. I tavoli si possono bloccare per data e ora per eventi privati.
• Notifiche automatiche. Il cliente riceve via e-mail la conferma con i dettagli della prenotazione e un promemoria il giorno prima, il personale un avviso per ogni nuova prenotazione nel momento in cui arriva.
• Personale sul tablet. I camerieri hanno sul tablet l'elenco delle prossime prenotazioni con nome, tavolo e note e segnano l'arrivo del cliente, senza accesso a prezzi e impostazioni nell'area admin.

La prenotazione da cellulare di Volaria è anche l'esempio che jelo.hr mostra nella pagina delle prenotazioni online, quindi si può vedere esattamente che cosa il cliente tiene in mano.

Sabato alle 20, passo dopo passo

1. Alle 15 un cliente da una barca in marina prenota dal cellulare un tavolo per sei alle 20. Il sistema controlla quali tavoli da sei in terrazza sono liberi in quell'orario, tenendo conto della durata delle prenotazioni prima e dopo, e assegna il tavolo con la priorità più alta.
2. Cliente e ristorante ricevono nello stesso istante la conferma via e-mail; la prenotazione compare sul tablet in sala.
3. Alle 19.45 il cameriere vede sul tablet che tra cinque minuti arrivano sei persone e che nella nota c'è un seggiolone. Il tavolo è già pronto.
4. Quando la famiglia si siede, il cameriere segna l'arrivo del cliente. L'elenco delle prossime prenotazioni resta pulito e la visita finisce nel profilo del cliente per la prossima volta.

Quello che non succede: nessuno interrompe il servizio per dire al telefono che non c'è posto, nessuno ricopia da un registro all'altro e nessuno cerca un tavolo per un cliente che sostiene di aver chiamato martedì.

Che cosa un altro ristorante può prenderne

Il modo di lavorare di Volaria non è legato al pesce né alla marina. Nella pratica, tre impostazioni decidono se il sistema funzionerà anche in un altro locale:

• Durata della prenotazione per dimensione del tavolo. Un tavolo per due e uno per otto non durano uguale. Impostate la durata in modo realistico secondo il vostro servizio, perché da questo dipende quante volte il sistema venderà lo stesso tavolo in una serata.
• Priorità dei tavoli. Il sistema riempie prima i tavoli con priorità più alta e i tavoli piccoli prima dei grandi, così una coppia non finisce a un tavolo da sei alle 20.
• Segnare l'arrivo. Il personale segna l'arrivo quando il cliente si siede davvero, non quando la prenotazione arriva. Così l'elenco delle prossime prenotazioni mostra ciò che deve ancora venire.

La configurazione richiede un giorno: il sistema si collega entro 24 ore, funziona su computer, tablet o cellulare e non serve attrezzatura aggiuntiva.

Quanto costa

Il piano Pro+, che comprende un tablet fisico configurato per il locale, l'accesso per il personale e l'assistenza prioritaria, costa 79 € al mese. Il piano Pro senza tablet costa 59 €, e Start con prenotazioni online e disposizione base dei tavoli 29 € al mese. L'attivazione si paga una volta, 99 €, e comprende configurazione del sistema, sito web, impostazione delle prenotazioni e notifiche via e-mail; ogni lingua aggiuntiva del sito costa 25 €. Non c'è commissione per cliente o per prenotazione, il che per un ristorante che il sabato serve diverse centinaia di coperti è la differenza rispetto ai portali che fatturano per cliente portato, come TheFork e OpenTable. Per confronto, DISH Professional Reservation costa 25 € al mese IVA esclusa più 50 € di canone una tantum (dish.co, settembre 2026), senza tablet né accesso per il personale.

Tutti i piani e ciò che ciascuno include sono nella pagina del listino. Se volete vedere come apparirebbero disposizione dei tavoli e prenotazioni con la vostra terrazza e le vostre sale, scriveteci tramite la pagina contatti.